Política de Privacidade de Dados
POLÍTICA DE PROTEÇÃO DE DADOS PESSOAIS
1. Objetivo e abrangência
O objetivo dessa política é orientar sobre o processamento dos Dados Pessoais coletados pela Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP, direta ou indiretamente, de todos os indivíduos, incluindo, mas não limitados aos atuais, futuros ou potenciais candidatos a emprego, colaboradores, fornecedores, parceiros e usuários dos serviços de registro, de modo a que suas ações sejam exemplo de boas práticas e de respeito à Legislação de Proteção de Dados Pessoais, incluindo, mas não se limitando, a Lei nº 13.709/2018 (LGPD).
Essa Política se aplica também aos operadores terceiros que se relacionam com a Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP e que tenham acesso aos dados pessoais e sensíveis por ela coletados para tratamento.
2. Definições
Dados Pessoais: são quaisquer informações que identifiquem ou possam identificar uma pessoa natural (física), tais como, exemplificadamente: nomes, números de documentos de identidade, códigos de identificação, endereços, dentre outros.
Tratamento de Dados Pessoais: toda operação realizada com Dados Pessoais, como as que se referem à coleta, à produção, à recepção, à classificação, à utilização, ao acesso, à reprodução, à transmissão, à distribuição, ao processamento, ao arquivamento, ao armazenamento, à eliminação, à avaliação ou ao controle da informação, à modificação, à comunicação, à transferência, à difusão ou à extração.
Dados Sensíveis: Dados Pessoais sobre a origem racial ou étnica, as convicções religiosas, as opiniões políticas, a filiação a sindicatos ou organizações de caráter religioso, filosófico ou político, dados referentes à saúde ou a vida sexual, dados genéticos ou biométricos, quando vinculados a uma pessoa natural.
Dados de Criança e Adolescentes: Dados Pessoais sobre crianças e adolescentes que requerem cuidados especiais e só podem ser tratados com consentimento específico de um responsável.
Dados Anonimizados: Dados Pessoais relativos a um titular que não possa ser identificado, considerando a utilização de meios técnicos razoáveis e disponíveis na ocasião de seu tratamento.
Colaboradores: todos os ocupantes de funções gerenciais, empregados e estagiários.
Terceiro: toda pessoa física ou jurídica que não fizer parte do quadro de funcionários na qualidade de colaborador, mas que seja contratada para auxiliar no desempenho das atividades da Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP, tais como parceiros, representantes, fornecedores, consultores, prestadores de serviços em geral, subcontratados, dentre outros.
Controlador de Dados Pessoais: pessoal natural ou jurídica a quem compete as decisões referentes ao tratamento de Dados Pessoais.
Operador: é a pessoa natural ou jurídica, de direito público ou privado, que realiza o tratamento de dados pessoais em nome do controlador.
Encarregado de Dados Pessoais: pessoa nomeada pelo Controlador que atua como canal de comunicação entre a Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP, os titulares de Dados Pessoais, ANPD e as Autoridades Governamentais competentes.
Recursos de Computação e Comunicação: computadores, sistemas de comunicação (incluindo telefone fixo e celular, e-mail, conferência de vídeo, mensagens instantâneas e acesso à internet, incluindo acesso remoto) e tecnologia (incluindo hardware, software e outros sistemas de informação) que são de propriedade da Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP ou simplesmente providos por esta para uso de seus colaboradores e, eventualmente, Terceiros.
Violação de Dados: qualquer incidente, independentemente da natureza ou causa, que conduz à ou possibilita a destruição acidental ou ilegal, perda, alteração, divulgação não autorizada ou acesso a Dados Pessoais transmitidos, armazenados ou tratados de outro modo.
Autoridade Governamental: todo Órgão, Departamento ou Entidade da administração direta, indireta ou fundacional de qualquer dos Poderes da União, dos Estados, do Distrito Federal, dos Municípios, de Território, pessoa jurídica incorporada ao patrimônio público ou entidade para cuja criação ou custeio do erário haja concorrido ou concorra com mais de 50% (cinquenta por cento) do patrimônio ou da receita anual; bem como os Órgãos, as Entidades e pessoas jurídicas controladas, direta ou indiretamente, pelo Poder Público de país estrangeiro ou Organizações públicas internacionais, inclusive fundos soberanos ou uma entidade cuja propriedade é um fundo soberano.
ANPD - Autoridade Nacional De Proteção De Dados: órgão da administração pública federal responsável por zelar pela proteção de dados pessoais e por regulamentar, implementar e fiscalizar o cumprimento da LGPD no Brasil.
3. Princípios norteadores da proteção de dados pessoais
São considerados os princípios estruturantes do tratamento de dados pessoais pela Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP:
Finalidade: realização do tratamento para propósitos legítimos, específicos, explícitos e informados ao titular, sem possibilidade de tratamento posterior de forma incompatível com a(s) finalidades(s) informada(s).
Adequação: compatibilidade do tratamento com a(s) finalidade(s) informada(s) ao titular.
Necessidade: limitação do tratamento ao mínimo necessário para a realização da(s) finalidade(s), abrangendo apenas dados pertinentes, proporcionais e não excessivos em relação a(s) finalidade(s) informada(s).
Livre Acesso: garantia, aos titulares, de consulta facilitada e gratuita sobre a forma e a duração do tratamento, bem como sobre a integralidade de seus dados pessoais
Transparência: garantia, aos titulares, de informações claras, precisas e facilmente acessíveis sobre a realização do tratamento e os respectivos agentes de tratamento, observados os segredos comercial e industrial. Em homenagem aos princípios do livre acesso e transparência, o art. 23 da LGPD, aplicável aos registros públicos, determina que as hipóteses de tratamento deverão ter expressa correspondência ao respaldo de sua investidura legal - exercício de suas competências -, e que todas as informações estejam disponíveis de forma clara, atualizadas e de fácil acesso, preferencialmente em sítios eletrônicos.
Segurança: utilização de medidas técnicas e administrativas aptas a proteger os dados pessoais de acessos não autorizados e de situações acidentais ou ilícitas de destruição, perda, alteração, comunicação ou difusão.
Prevenção: adoção de medidas para prevenir a ocorrência de danos aos titulares em virtude do tratamento de dados pessoais.
Qualidade dos Dados: os dados devem ser exatos, claros e adequados, de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento.
Não Discriminação: é vedado o tratamento de dados para fins discriminatórios ilícitos ou abusivos.
Responsabilização e Prestação de Contas: demonstração, pelo agente de tratamento, da adoção de medidas eficazes e capazes de comprovar a observância e o cumprimento das normas de proteção de dados pessoais e, inclusive, da eficácia dessas medidas.
Na qualidade de registrador, para o tratamento de dados pessoais, também deverá observar:
- atendimento a sua finalidade pública: vinculado à execução de políticas públicas ou missão institucional = legitimidade da finalidade de tratamento;
- a persecução do interesse público: visando a preservação dos direitos e garantias dos cidadãos = legitimidade do ponto de vista da expectativa do titular de dados quanto ao tratamento, o qual não poderá ser aquém ou além da finalidade de tratamento;
- o objetivo de executar suas competências legais: para cumprir a sua função legal, não coletando dados que não sejam os necessários para tanto.
4. Orientação geral
Os Dados Pessoais deverão ser utilizados apenas para as finalidades legítimas e específicas às quais foram coletados.
É vedado qualquer tipo de tratamento incompatível com a finalidade específica, bem como para fins discriminatórios, não previstos em Lei ou abusivos.
São exemplos de finalidade de Tratamento de Dados Pessoais pela Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP: Gestão de dados para prestação dos serviços delegados, Recrutamento e Recursos Humanos, Contabilidade, Gestão Financeira, de Tesouraria e Fiscal, Segurança e Saúde do Trabalho e cumprimento de determinações legais e contratuais.
5 – Adequação do tratamento de dados pessoais
O Tratamento de Dados Pessoais somente poderá ser realizado se estiver em conformidade com a finalidade específica e de acordo com uma das bases legais previstas na Lei nº 13.709/2018, a saber: (i) consentimento, (ii) cumprimento de obrigação legal ou regulatória, (iii) execução de políticas públicas, (iv) realização de estudos por órgãos de pesquisa, (v) execução de contrato, (vi) exercício regular de direito em processo judicial, administrativo ou judicial, (vii) proteção da vida, (viii) tutela da saúde, (ix) legítimo interesse; e, (x) proteção ao crédito.
6 – Cumprimento de obrigação legal ou regulatória pelo controlador
Esta hipótese de tratamento de dados inclui determinação por lei federal, estadual ou municipal, assim como outras normas tais como decretos, resoluções e provimentos.
Nos Registros Públicos, os dados pessoais arquivados na serventia estão contidos nos documentos públicos ou privados que devem ser arquivados para atender a Lei 6.015/1973, as normas de Serviço da Corregedoria Geral de Justiça de São Paulo e o Conselho Superior da Magistratura.
Portanto, a regra é que esse fundamento seja aplicado em todos os dados pessoais arquivados na serventia para a sua prestação de serviços. Ainda que não haja consentimento do titular, esta base legal poderá também ser utilizada para o tratamento de dados sensíveis.
7. Consentimento
O consentimento, outra base legal para o tratamento de Dados Pessoais, deverá ser obtido pela manifestação livre, informada e inequívoca do titular, que deverá concordar com o tratamento para uma finalidade determinada e específica.
Quando não se aplicar outra base legal para o tratamento de dados, a Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP obterá o consentimento do titular dos Dados Pessoais.
A Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP não dará tratamento diverso daquele informado e, se alteradas as finalidades iniciais, deve ser obtido um novo consentimento do titular.
8 – Dos direitos dos titulares de dados pessoais
A Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP está comprometida em garantir a proteção dos Dados Pessoais de acordo com a legislação aplicável e, especialmente:
Direito de Acesso: O titular pode solicitar acesso e correção de seus Dados Pessoais, caso imprecisos, ou ter dados pessoais incompletos completados. O titular pode solicitar qualquer informação disponível sobre a fonte dos seus Dados Pessoais, bem como pode solicitar uma cópia de seus Dados Pessoais que estão sendo de qualquer forma tratados.
Direito de ser esquecido: O direito de ser esquecido dá ao titular o direito de solicitar a exclusão de seus dados pessoais nos casos em que:
• os Dados Pessoais não são mais necessários;
• o consentimento, quando aplicável, foi excluído pelo titular;
• o titular se opõe ao tratamento de seus Dados Pessoais por meios automatizados usando especificações técnicas;
• os Dados Pessoais do titular foram processados ilegalmente;
• existe uma obrigação legal de apagar os Dados Pessoais do titular;
• a eliminação dos Dados Pessoais é necessária para garantir a conformidade com as leis aplicáveis.
Essa solicitação será avaliada pelo Encarregado de Dados Pessoais considerando a legislação aplicável e a possibilidade técnica de cumprimento da solicitação.
Direito de restrição de tratamento: O titular pode solicitar que o Tratamento de seus Dados Pessoais seja restrito nos casos em que:
• o titular contesta a precisão dos Dados Pessoais;
• a Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP não precisa mais dos Dados Pessoais para os propósitos do tratamento;
• o titular se opôs ao tratamento por motivos legítimos.
Direito de não estar sujeito a decisões automatizadas: O titular tem o direito de não estar sujeito a uma decisão baseada exclusivamente no tratamento automatizado, incluindo a criação de perfil que tem um efeito legal sobre o titular ou que o afeta de maneira significativa.
Direito de apresentar uma queixa ao responsável competente: Se o titular tiver uma reclamação relacionada à privacidade contra a Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP, deverá entrar em contato com o Encarregado de Dados Pessoais da Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP por meio do e-mail lgpd@registrovotorantim.com.br. O Encarregado de Dados Pessoais ficará responsável por proceder à análise inicial e à adoção das medidas de prevenção e correção imediatas, necessárias para preservação da segurança dos Dados Pessoais do titular.
9 - Precisão
Os Dados Pessoais serão mantidos pela Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP com precisão e, quando necessário, serão atualizados de acordo com a necessidade e para o cumprimento da finalidade de seu tratamento.
10 - Retenção Mínima
Os Dados Pessoais deverão ser excluídos, na medida do possível, da base de dados da Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP após o atingimento da finalidade específica e observados os prazos exigidos por determinações legais.
11 - Segurança
A Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP implementa medidas técnicas e administrativas apropriadas para proteger os Dados Pessoais contra alteração ou perda acidental ou ilegal, bem com o do uso, divulgação ou acesso não autorizado.
12 - Divulgação
No curso normal de suas atividades a Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP poderá compartilhar Dados Pessoais com colaboradores devidamente autorizados e Terceiros para maximizar a qualidade e a eficiência de seus serviços.
A Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP também poderá ser obrigada a divulgar Dados Pessoais a Autoridades Governamentais, Tribunais e Agências Governamentais quando exigido por lei, regulamento ou processo legal, ou defender os interesses, direitos ou propriedade da Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP ou de Terceiros relacionados.
A Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP não compartilhará Dados Pessoais com outras pessoas, físicas ou jurídicas, a menos que o respectivo titular solicite ou tenha dado aprovação prévia para tal compartilhamento.
13 - Anonimização
A Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP é comprometida com a preservação da intimidade, privacidade e imagem do titular de Dados Pessoais. Desta forma, sempre que possível os Dados Pessoais serão convertidos em Dados Anonimizados.
14 - Encarregado de dados pessoais
A Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP nomeará um colaborador ou um Terceiro como Encarregado de Dados Pessoais, que terá as atribuições definidas na Lei nº 13.709/2018 e nesta Política.
15 - Procedimento no caso de violação de dados pessoais
Qualquer Violação de Dados ou possibilidade de Violação deverá ser urgente e imediatamente informada ao Encarregado de Dados Pessoais, por meio do e-mail lgpd@registrovotorantim.com.br, o qual ficará responsável por proceder à análise inicial e à adoção das medidas de prevenção e correção imediatas, necessárias para preservação da segurança de dados e informações.
O Encarregado de Dados Pessoais elaborará um relatório de ocorrência, detalhando os fatos e as medidas protetivas e corretivas adotadas em caráter emergencial. Com base nesse relatório será instaurado o procedimento interno de investigação para identificação de potenciais violações às regras de segurança da informação, bem como feita a avaliação da eficácia das medidas adotadas em caráter emergencial e das providências necessárias a serem adotadas junto aos órgãos internos e externos, inclusive à Corregedoria do E. Tribunal de Justiça de São Paulo e/ou ANPD.
Os Terceiros que eventualmente armazenarem ou processarem Dados Pessoais em nome da Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP deverão, em caso de Violação de Dados ou de possibilidade de Violação de Dados, notificar imediatamente a Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP, identificando os Dados Pessoais que foram ou possam ter sido comprometidos, e seguindo as orientações da Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP acerca dos procedimentos a serem tomados.
No caso de violação de Dados que envolva Dados Pessoais, o Encarregado de Dados Pessoais deverá avaliar a necessidade de notificação da Violação de Dados às Autoridades Governamentais competentes, conforme o caso, especialmente pela possibilidade de a violação causar danos ou riscos para os direitos e as liberdades de indivíduos. A notificação mencionada acima deverá conter:
a) A natureza da Violação de Dados, incluindo, se possível, os tipos e a quantidade de dados violados, bem como o tipo e o número de titulares de Dados Pessoais violados.
b) Informações de contato para que o Encarregado de Dados Pessoais seja contatado para prestar esclarecimentos.
c) Descrição de possíveis consequências da Violação de Dados.
d) Descrição das medidas tomadas, em andamento ou propostas, para que a Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP lide com a Violação de Dados, incluindo medidas para mitigar possíveis efeitos adversos.
Será de responsabilidade do Encarregado de Dados Pessoais manter registro com informações de quaisquer Violações de Dados Pessoais, incluindo os seus efeitos e as ações tomadas pela Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP em relação a elas. Tal registro deverá estar sempre disponível para verificação por Autoridades Governamentais, nos termos da Legislação.
15 - Descumprimento
A violação de quaisquer determinações descritas nesta Política poderá acarretar ações disciplinares descritas nas demais Normas e Políticas Internas da Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP, bem como em sanções nos termos da Legislação vigente. Para a aplicação de quaisquer ações disciplinares e/ou sanções, a Oficial de Registro de Imóveis e Anexos da Comarca de Votorantim – SP levará em conta a gravidade da violação, o dano e/ou prejuízo efetivamente causado, e o grau de culpa ou má-fé do colaborador ou terceiro responsável.
16 - Vigência
Esta Política entra em vigor a partir da data de sua publicação e continuará válida até que haja sua revogação ou inclusão de novas determinações.
17. Revisão da Política
Esta Política será revista anualmente.
Votorantim, 04 de outubro de 2023